Dienstreise beantragen

Dienstreisen müssen grundsätzlich vor Reisebeginn schriftlich angeordnet oder genehmigt werden (EU und Inland 2 Wochen vorab, Ausland 4 Wochen vorab). Die Genehmigung ist unter anderem Voraussetzung für den Anspruch auf Reisekostenvergütung und für die dienstrechtliche Absicherung. Bitte füllen Sie den Dienstreiseantrag vollständig aus und geben Sie Anlass, Reiseziel, Zeitraum, Verkehrsmittel, voraussichtliche Kosten und Finanzierung an.

Dienstreiseantrag (PDF)

Diese Angaben werden benötigt

Name, Organisationseinheit und Beschäftigtengruppe
Reisezweck und nachvollziehbare dienstliche Begründung
Reiseziel, Beginn und Ende
vorgesehenes Verkehrsmittel
notwendige Übernachtungen
Finanzierungsquelle/Kostenstelle oder Drittmittelprojekt
gegebenenfalls Begründung für mehrere Reisende oder besondere Kosten

Genehmigungszuständigkeiten

Inlandsdienstreisen
Beschäftigtengruppe bzw. Funktion	Genehmigung durch
Wissenschaftliches Mitarbeitende	Professor:in; Leitung der Einrichtung, Abteilung oder des Projektes
Prodekan:in, Professor:innen sowie Lehrkräfte für besondere Aufgaben	Dekan:in
Dekan:in	Rektor:in
Nichtwissenschaftliche Mitarbeitende	Leitung der Einrichtung, Abteilung, des Servicebereiches oder Projektes
Leitungen von Einrichtungen, Abteilungen und Servicebereichen	Kanzler:in
Projektleiter:in	Genehmigung entsprechend der jeweiligen Beschäftigtengruppe bzw. Funktion

Auslandsdienstreisen
Beschäftigtengruppe bzw. Funktion	Genehmigung durch
Dekan:in , Prodekan:in Wissenschaftliches Mitarbeitende, Professor:innen, Lehrkräfte für besondere Aufgaben	Rektor:in
Leitungen von Einrichtungen, Abteilungen und Servicebereichen, Nichtwissenschaftliche Mitarbeitende	Kanzler:in
Projektleiter:in	Rektor:in oder Kanzler:in – abhängig von der jeweiligen Beschäftgtengruppe

FAQs Einordnung und Berechtigung

Was ist eine Dienstreise?

Eine Dienstreise ist eine Reise zur Erledigung eines Dienstgeschäfts außerhalb Ihrer Dienststätte in Magdeburg oder Stendal. Als Dienstgeschäft gelten die Aufgaben, die Ihnen im Rahmen Ihrer Tätigkeit an der Hochschule übertragen sind.

Eine Dienstreise umfasst die Reisetätigkeit, das auswärtige Dienstgeschäft und gegebenenfalls entstehende Wartezeiten. Sie muss grundsätzlich vor Reisebeginn schriftlich angeordnet oder genehmigt werden.

Wann genügt eine Anzeige statt eines Dienstreiseantrags?

Bei einem Dienstgeschäft am Dienst- oder Wohnort genügt eine vorherige Anzeige bei der fach- oder dienstvorgesetzten Person. Ein gesonderter Dienstreiseantrag ist in diesem Fall nicht erforderlich, eine Kostenerstattung erfolgt nicht.

Für Reisen zwischen den Hochschulstandorten Magdeburg und Stendal besteht eine pauschale Dienstreisegenehmigung. Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte sind von dieser Pauschalgenehmigung ausgenommen und müssen einen Dienstreiseantrag stellen. Für alle übrigen Dienstreisen ist vor Reisebeginn ein schriftlicher Antrag erforderlich.

Wer darf eine Dienstreise durchführen?

Dienstreisen nach der hochschulischen Dienstreiserichtlinie können insbesondere folgende Personengruppen durchführen:

· Professorinnen und Professoren einschließlich Vertretungsprofessorinnen und -professoren sowie Senior-Professorinnen und -Professoren,

· Beamtinnen und Beamte sowie Tarifbeschäftigte der Hochschule,

Für externe Lehrbeauftragte sowie studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte gelten gesonderte Regelungen.

Nicht als Dienstreisende gelten insbesondere Studierende auf Auslandsmobilitäten oder Exkursionen, Mitglieder des Kuratoriums, pensionierte Professorinnen und Professoren sowie Personen ohne Dienst- oder Arbeitsverhältnis zur Hochschule. Stipendiatinnen und Stipendiaten, Promovierende und andere Qualifikandinnen und Qualifikanden sind nur dienstreiseberechtigt, wenn sie zugleich in einem Beschäftigungsverhältnis mit der Hochschule stehen.

Ist meine Reise eine Fortbildung?

Eine Fort- oder Weiterbildung ist eine besondere Form der Dienstreise. Sie liegt vor, wenn Sie eine Veranstaltung besuchen, die geeignet ist, die Wahrnehmung Ihrer dienstlichen Aufgaben zu fördern.

Verwenden Sie für Fort- und Weiterbildungen den Fortbildungsantrag. Der Antrag soll mindestens vier Wochen vor Reisebeginn gestellt werden. Bei Tarifbeschäftigten ist die Zustimmung des Personalrates erforderlich; für Beamtinnen und Beamte gilt diese Zustimmungspflicht nicht.

Kann ich einen Reisekostenvorschuss erhalten?

Für eine bereits schriftlich angeordnete und genehmigte, unmittelbar bevorstehende Dienstreise kann ein Reisekostenvorschuss beantragt werden, wenn die voraussichtlichen Reisekosten mehr als 200 Euro betragen.

Der Vorschuss kann bis zu 80 Prozent der voraussichtlichen Reisekosten umfassen. Richten Sie den formlosen Antrag an den Servicebereich Finanzen und geben Sie darin die Kostenstelle sowie die Bestätigung an, dass ausreichende Mittel für die Dienstreise zur Verfügung stehen.

Der Vorschuss ist nach Beendigung der Dienstreise unverzüglich abzurechnen. Wird die Dienstreise nicht angetreten, ist der ausgezahlte Betrag unverzüglich zurückzuzahlen.

BITTE BEACHTEN SIE:

Ohne vorherige Genehmigung keine kostenpflichtige Buchung.
Ändert sich der Kalendertag oder der genehmigte Reisezeitraum, ist regelmäßig ein neuer Antrag erforderlich.
Bei einer Fortbildung gilt ein gesondertes Verfahren.
Bei Auslands- oder Drittmittelreisen frühzeitig die Sonderregelungen prüfen.