Reisekosten abrechnen
Reichen Sie die Reisekostenabrechnung nach Abschluss der Dienstreise vollständig beim Servicebereich Personal ein. Die Abrechnung kann erst bearbeitet werden, wenn die erforderlichen Formulare, Belege und Zahlungsnachweise vorliegen. Bitte beachten Sie die gesetzliche, nach Fristablauf ist eine Erstattung ausgeschlossen.
Anlage zur Reisekostenabrechnung (PDF)
Checkliste für die Einreichung
- vollständig ausgefüllte und unterschriebene Reisekostenrechnung
- genehmigter Dienstreiseantrag
- Fahrkarten, Flugtickets und Buchungsbestätigungen
- Hotelrechnung
- sonstige Rechnungen und erforderliche Zahlungsnachweise
- Begründungen für Abweichungen, höhere Kosten oder geänderte Verkehrsmittel
- bei Auslandsreisen die ergänzenden Angaben
- bei Drittmittelreisen Projekt- und Finanzierungsangaben
- erhaltenen Reisekostenvorschuss in der Abrechnung angeben, Auszahlungsnachweis gegebenenfalls beifügen
Kostenvorschuss angeben
Haben Sie für die Dienstreise einen Reisekostenvorschuss erhalten, geben Sie diesen unbedingt in der Reisekostenabrechnung an. Der Vorschuss wird bei der Berechnung des noch auszuzahlenden Erstattungsbetrags berücksichtigt. Fügen Sie gegebenenfalls den Nachweis über die Auszahlung des Vorschusses bei.
Bitte nicht vergessen: Ein bereits ausgezahlter Reisekostenvorschuss muss in der Reisekostenabrechnung angegeben werden. Ohne diese Angabe kann die Abrechnung nicht korrekt abgeschlossen werden.
Frist
FAQs Reisekostenabrechnung
Welche Unterlagen muss ich für die Reisekostenabrechnung einreichen?
Welche Unterlagen muss ich für die Reisekostenabrechnung einreichen?
Reichen Sie die Reisekostenabrechnung vollständig mit den erforderlichen Nachweisen ein. Dazu gehören je nach Reise insbesondere:
- die ausgefüllte Reisekostenrechnung und gegebenenfalls die Anlage zur Reisekostenrechnung,
- der genehmigte Dienstreiseantrag,
- Fahrkarten, Flugtickets und sonstige Beförderungsnachweise,
- Originalrechnungen, insbesondere die Hotelrechnung,
- gegebenenfalls ein Zahlungsnachweis, zum Beispiel ein Kontoauszug,
- Buchungsbestätigungen oder Reservierungen zusätzlich zur jeweiligen Rechnung,
- Begründungen und Erklärungen bei höheren Übernachtungskosten, geänderten Verkehrsmitteln oder sonstigen Abweichungen,
- bei Auslands- und Drittmittelreisen die erforderlichen ergänzenden Angaben und Nachweise.
- vollständige Angaben zu bereitgestellten Mahlzeiten auch bei Langstreckenflügen, bei Bedarf ist die Anlage zur Reisekostenrechnung zu verwenden.
Die Bearbeitung kann erst beginnen, wenn die Unterlagen vollständig vorliegen.
Was muss ich bei der Abrechnung eines Reisekostenvorschusses beachten?
Was muss ich bei der Abrechnung eines Reisekostenvorschusses beachten?
Geben Sie einen bereits erhaltenen Reisekostenvorschuss unbedingt in der Reisekostenabrechnung an. Der ausgezahlte Betrag wird mit dem Erstattungsanspruch verrechnet.
Reichen Sie die Reisekostenabrechnung nach Beendigung der Dienstreise unverzüglich ein. Wird der Vorschuss nicht innerhalb von sechs Monaten abgerechnet, ist der ausgezahlte Betrag zurückzuzahlen.
Wurde die Dienstreise nicht angetreten, muss der Vorschuss ebenfalls unverzüglich zurückgezahlt werden.
Bis wann muss ich die Reisekosten abrechnen?
Bis wann muss ich die Reisekosten abrechnen?
Reichen Sie die Reisekostenabrechnung innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise vollständig ein. Nach Ablauf der Ausschlussfrist erlischt der Anspruch auf Reisekostenvergütung.
Erhaltene Reisekostenvorschüsse müssen ebenfalls fristgerecht abgerechnet werden. Andernfalls sind sie zurückzuzahlen.
BITTE BEACHTEN SIE:
- Ohne vorherige Genehmigung keine kostenpflichtige Buchung.
- Ändert sich der Kalendertag oder der genehmigte Reisezeitraum, ist regelmäßig ein neuer Antrag erforderlich.
- Bei einer Fortbildung gilt ein gesondertes Verfahren.
- Bei Auslands- oder Drittmittelreisen frühzeitig die Sonderregelungen prüfen.
