Sonderfälle und besondere Reisen

Ändert sich der Kalendertag einer bereits genehmigten Dienstreise, stellen Sie einen neuen Dienstreiseantrag. Die Genehmigung und der Versicherungsschutz gelten nur für den zuvor genehmigten Zeitraum.

Andere wesentliche Abweichungen, beispielsweise ein kurzfristiger Wechsel des Verkehrsmittels, teilen Sie der genehmigenden Person unverzüglich mit. Erläutern Sie die Abweichung zusätzlich in der Reisekostenabrechnung. Ob die dadurch entstandenen Kosten erstattet werden, wird im Einzelfall geprüft.

Informieren Sie die genehmigende Stelle unverzüglich und stornieren Sie bereits gebuchte Leistungen so früh wie möglich, damit die Kosten gering bleiben.

Kann eine Dienstreise aus einem unvorhersehbaren und von Ihnen nicht zu vertretenden Grund nicht angetreten werden, können notwendige Vorbereitungskosten, beispielsweise Stornierungsgebühren, erstattet werden. Reichen Sie hierfür einen Nachweis ein, zum Beispiel eine ärztliche Bescheinigung oder die Absage des Veranstalters.

Muss eine Dienstreise abgebrochen werden, dokumentieren Sie den Grund und stimmen Sie die weitere Abrechnung mit der zuständigen Stelle ab.

Beantragen Sie Auslandsdienstreisen frühzeitig und beachten Sie die zusätzliche Genehmigungszuständigkeit: Auslandsdienstreisen des wissenschaftlichen Personals werden durch die Rektorin oder den Rektor, Auslandsdienstreisen des wissenschaftsunterstützenden Personals durch die Kanzlerin oder den Kanzler genehmigt.

Dienstreiseanträge sollen nach der derzeitigen Dienstreiserichtlinie mindestens zwei Wochen vor einer Reise innerhalb der Europäischen Union und mindestens vier Wochen vor einer Reise außerhalb der Europäischen Union gestellt werden.

Für Auslandsdienstreisen gelten zusätzlich die Auslandsreisekostenverordnung und die jeweils aktuellen länderspezifischen Auslands- und Übernachtungsgelder. Reichen Sie die Erklärung zu Auslandsdienstreisen ein. Prüfen Sie vor der Reise, ob eine A1-Bescheinigung oder eine andere Entsendebescheinigung erforderlich ist. Weitere Informationen finden Sie unter „Benötige ich für eine Auslandsdienstreise eine A1-Bescheinigung?“.

Informieren Sie sich vor der Reise über die Sicherheitslage im Zielland. Reisen in Länder oder Gebiete mit einer offiziellen Reisewarnung des Auswärtigen Amtes werden nach der Dienstreiserichtlinie nicht genehmigt.

Bei einer vorübergehenden dienstlichen Tätigkeit in einem Staat der Europäischen Union, in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz oder im Vereinigten Königreich ist grundsätzlich zu prüfen, ob eine A1-Bescheinigung erforderlich ist. Dies gilt für Tarifbeschäftigte sowie Beamtinnen und Beamte und auch bei kurzen Dienstreisen, beispielsweise zu Konferenzen, Besprechungen oder Fortbildungen. Die A1-Bescheinigung weist nach, dass während der Auslandstätigkeit weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften über die soziale Sicherheit gelten.

Reichen Sie die für die Antragstellung erforderlichen Angaben rechtzeitig beim Servicebereich Personal ein. Der Antrag wird elektronisch über den Arbeitgeber beziehungsweise Dienstherrn gestellt. Führen Sie die ausgestellte A1-Bescheinigung während der Dienstreise digital oder in Papierform mit. Liegt die Bescheinigung bei Reisebeginn noch nicht vor, führen Sie den Nachweis über die Antragstellung mit.

Für dienstliche Tätigkeiten in anderen Staaten ist zu prüfen, ob aufgrund eines Sozialversicherungsabkommens eine andere Entsendebescheinigung erforderlich ist.

Prüfen Sie vor Antragstellung und Buchung den Bewilligungsbescheid, den Zuwendungsvertrag oder den Drittmittelvertrag. Enthält der Fördermittelgeber ausdrücklich abweichende Regelungen, gehen diese den allgemeinen Regelungen der Dienstreiserichtlinie vor.

Klären Sie die Finanzierung und die anzuwendenden Reisekostenvorgaben mit der zuständigen Projektverwaltung. Dies betrifft insbesondere Übernachtungskosten, förderfähige Verkehrsmittel, Nachweise und gegebenenfalls Vorgaben zur Kompensation von Emissionen.

Die Nutzung eines Dienstwagens ist in Drittmittelprojekten nach der Dienstreiserichtlinie grundsätzlich ausgeschlossen. Begründete Ausnahmen sind vorab mit der Kanzlerin oder dem Kanzler abzustimmen.

Für Dienstreisen zwischen den beiden Hochschulstandorten besteht eine pauschale Dienstreisegenehmigung. Ein einzelner Dienstreiseantrag ist daher grundsätzlich nicht erforderlich.

Erstattungsfähig sind Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln sowie mit dem privaten Pkw. Bei Nutzung des privaten Pkw wird die kleine Wegstreckenentschädigung gewährt; die Fahrt erfolgt auf eigene Gefahr. Für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte gilt die Pauschalgenehmigung nicht. Sie müssen vor der Fahrt einen Dienstreiseantrag stellen.

Für eintägige Dienstreisen zwischen Magdeburg und Stendal wird kein Tagegeld gezahlt.

Eine genehmigte Dienstreise kann am Wohnort beginnen oder enden, wenn der Reisebeginn an der Dienststätte nicht zumutbar oder nicht wirtschaftlich wäre.

Bei der Abrechnung der kleinen Wegstreckenentschädigung wird die kürzeste Strecke zugrunde gelegt. Maßgeblich kann daher, abhängig vom genehmigten Reiseverlauf, die Strecke vom Wohnort oder von der Dienststätte in Magdeburg beziehungsweise Stendal sein.

Geben Sie den tatsächlichen und genehmigten Start- und Endpunkt der Reise in der Abrechnung an.

Geben Sie bereits im Dienstreiseantrag an, wenn Sie die Dienstreise mit einer privaten Reise verbinden möchten.

Eine Dienstreise kann mit einer privaten Reise verbunden werden. Die mit einer Dienstreise in Zusammenhang stehenden Kosten für die An- und Abreise sowie für die Unterbringung werden erstattet, wenn die private Reise nicht länger als 5 Arbeitstage private Zeit in Anspruch nimmt. Dabei ist es unerheblich, ob die private Reise vor, während oder im Anschluss einer Dienstreise durchgeführt wird.

Dauert die private Reise länger als 5 Tage, ist anzunehmen, dass es sich bei dieser Reise vorwiegend um einen privaten Hintergrund handelt. In diesem Fall werden nur die Fahrtkosten am Veranstaltungsort (z. B. Öffentlicher Nahverkehr oder Mietwagen) erstattet. Für die private Reise gilt kein Versicherungsschutz durch den Arbeitgeber. Führt die Verbindung mit einer privaten Reise zu einer kurzfristigen Änderung der Dienstreise, trägt die dienstreisende Person die dadurch entstehenden Kosten.