30 Jahre

Dienstreisen & Fortbildungen

Übersicht

gem. Gesetz zur Reform des Bundesreisekostenrechts in der jeweils geltenden Fassung (vom 26.05.2005) und der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV)

DienstreisenFortbildungenAbrechnung
Voraussetzung
  • schriftl. Anordnung oder Genehmigung
  • schriftl. Anordnung oder Genehmigung   
  • Originaldienstreise-antrag

  • Originalfahrkarten

  • Originalrechnungen/ ggf. Kontoauszug als Zahlungsnachweis

Formulare

Dienstreiseantrag (ALT - Papier)

Dienstreiseantrag (NEU - PDF)

Kostenübernahme Hotel

Fahrkarten-bestellung Bahn

Fahrauftrag

Fortbildungsantrag

Reisekostenrechnung

Anlage zur Reisekostenrechnung

Erklärung Übernachtungskosten Inland

Erklärung Übernachtungskosten Ausland

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DeutscheBahn

 

Fortbildungsprogramm 2021 des Aus-und Fortbildungsinstitutes des Landes Sachsen-Anhalt

Bundesreise-kostengesetz

Reisekosten-        recht

Allgemeines zu Dienstreisen

Wichtige Hinweise

Änderungen bei den Verpflegungsmehraufwendungen 2021

Der neue Erlass enthält die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2021. Bis zu dieser Höhe kann der Arbeitgeber steuerfreie Erstattungen vornehmen.

Alle Information kompakt zusammengefasst gibt es hier

Merkblatt zu Dienstreisen

gem. Gesetz zur Reform des Bundesreisekostenrechts in der jeweils geltenden Fassung (vom 26.05.2005) und der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV)

Besonderheiten bei Fortbildung

Allgemeine Hinweise

Eine Fort- bzw. Weiterbildung ist eine spezielle Form der Dienstreise. Hier wird eine Veranstaltung besucht, die geeignet ist, die Durchführung der Dienstaufgaben des Bediensteten zu fördern.

Bei allen Fortbildungen gilt die Zustimmungspflicht des Personalrates (außer bei Beamten). Hier ist es wichtig zu beachten, dass der Fortbildungsantrag mindestens 4 Wochen vor Antritt der Dienstreise zu beantragen ist.

Fortbildungsantrag

Zeiterfassung

Fortbildungen sind nachträglich in der elektronischen Zeiterfassung (QIS-Mitarbeiterportal) zu erfassen.

Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen haben eine unterschiedliche Dauer. Generell ist die tatsächliche Zeitdauer der Maßnahme zu buchen. Maximale Zeitdauer ist hier die individuelle Sollarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag zulässig. Diese Regelung gilt auch für Teilzeitmitarbeitende.

 

 

 

FAQs

Allgemeines


Was versteht man unter Dienstreise, Dienstgeschäft und Dienstgang?

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte (Magdeburg oder Stendal).

Ein Dienstgeschäft liegt vor, wenn Aufgaben verfolgt werden, die zum Hauptamt an der HS Magdeburg-Stendal gehören.

Der Begriff "Dienstgeschäft" - auch im Zusammenhang mit Auslandsdienstreisen - knüpft an das konkrete Amt im funktionellen Sinne an. Als Dienstgeschäfte sind demnach die im konkreten Amt zur unmittelbaren Erledigung übertragenen Dienstaufgaben anzusehen.

Die Begrifflichkeit Dienstgänge wurde abgeschafft und durch Dienstreise am Dienst- oder Wohnort ersetzt. Diese müssen in geeigneter Form dem Fachvorgesetzten oder Dienstvorgesetzten angezeigt werden. Ein Dienstreiseantrag entfällt und eine Kostenerstattung ist nicht möglich.

Wer ist dienstreiseberechtigt?

Dienstreisende sind:

  • im Landesdienst stehende Professorinnen und Professoren einschl. Vertretungsprofessoren und Vertretungsprofessorinnen
  • im Landesdienst stehende Beamtinnen und Beamte, Angestellte sowie Arbeiterinnen und Arbeiter
  • im Landesdienst stehende studentische Aushilfen im Verwaltungsdienst, die im Ausnahmefall eine Dienstreise ausführen.

 

Keine Dienstreisenden sind:

  • pensionierte Professorinnen und Professoren,
  • Privatbedienstete eines Professors,
  • Stipendiaten, Diplomanden, Doktoranden, es sei denn, sie stehen in einem Beschäftigungsverhältnis zum Land Sachsen-Anhalt, vertreten durch die HS MD-SDL,
  • Personen, die in keinem Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit der HS stehen

      Wer genehmigt eine Dienstreise?

      Die Durchführung von Dienstreisen bedarf der schriftlichen Anordnung oder Genehmigung durch die zuständige Stelle. Die schriftliche Genehmigung dient der Rechtssicherheit (z.B. Anspruch auf Reisekostenvergütung, Unfallfürsorge etc.)

      Bei der Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu berücksichtigen.

      • Für Professorinnen und Professoren sowie Lehrkräfte für besondere Aufgaben genehmigt der Dekan/die Dekanin des jeweiligen Fachbereichs.
      • Für die Dekaninnen und Dekane genehmigt die Rektorin/der Rektor.
      • Auslandsdienstreisen des wissenschaftlichen Personals genehmigt dieRektorin/der Rektor.
      • Für nicht-wissenschaftliches Personal genehmigen die Leiter:innen der jeweiligen Einrichtung, Abteilung bzw. der Servicebereiche.
      • Für die Leiter:innen der Einrichtungen, Abteilungen und Servicebereiche genehmigt die Kanzlerin/der Kanzler.
      • Auslandsdienstreisen des nicht-wissenschaftlichen Personals genehmigt die Kanzlerin/der Kanzler.
      • Dienstreisen mitdem Privat PKW werden ausschließlich durch die Rektorin/den Rektorfür das wissenschaftliche Personal und durch die Kanzlerin/den Kanzler für das nicht-wissenschaftliche Personal genehmigt.

        Ausnahmen kann die Hochschulleitung zulassen.

      Was bedeutet der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?

      Die Genehmigenden sind gehalten, die Wirtschaftlichkeit jedes Dienstreiseantrags zu hinterfragen und zu prüfen. Insbesondere die Notwendigkeit ist darzulegen und ob der Zweck nicht auch auf andere Weise erreicht werden kann. Anträge, die nicht schlüssig begründet sind, dürfen nicht genehmigt werden.

      Aus Sparsamkeitsgründen sollte ein Dienstgeschäft nach Möglichkeit nur von einer Person erledigt werden. Ist die Beteiligung von mehreren Personen erforderlich, bedarf es einer hinreichenden Begründung.

      Fehlende Unterlagen/Änderung von Daten


      Die Reisedaten einer bereits genehmigten Dienstreise haben sich geändert. Muss ich einen neuen Dienstreiseantrag stellen?

      Bei kalendertäglicher Änderung der Dienstreise ist ein neuer Antrag notwendig, da die Dienstreise nur für den beauftragten Zeitraum genehmigt wurde und auch nur diesbezüglich Versicherungsschutz besteht.

      Übernachtung, Hotel, Verpflegung


      Welche Möglichkeiten habe ich Fahrtickets zu kaufen?

      Fahrkarten können jederzeit online oder am Schalter/Automaten der Deutschen Bahn gekauft werden.

      Ein Großkundenrabatt wird nicht gewährt.

      Wenn Sie Fahrkarten für Ihre Dienstreisen möchten, können Sie die per E-Mail (bitte den Vordruck als Anlage beifügen) beim Lufthansa City Center (Reisebüro) bestellen.

      Dazu haben Sie die Auswahl zwischen 2 Möglichkeiten:

      Bestellung per E-Mai

      • und Selbstabholung im Reisebüro

      • BahnTix Verfahren - Fahrkarte im Reisebüro bestellen. Es wird Ihnen eine Auftragsnummer per E-Mail zugesandt und die Fahrkarte kann an jedem Fahrkartenautomaten der Deutschen Bahn nach Eingabe der Auftragsnummer ausgedruckt werden. Damit ist die Bereitstellung einer Fahrkarte kurzfristig möglich.

      Was ist zu tun, wenn nachweislich keine Hotels bis 80,00 € pro Nacht mehr für den Zeitraum meiner Dienstreise verfügbar sind?

      Eine Begründung ist in diesem Fall notwendig. Bitte hierzu eine Erklärung höherer Übernachtungskosten entsprechend dem Vordruck verwenden.

      Erklärung zu Übernachtungskosten

      Bei Übernachtungskosten im Rahmen von Drittmittelprojekten ist vorab zu prüfen, ob der Geldgeber eine Abrechnung der Reisekosten nach BRKG fordert. Hier gilt ein Höchstsatz von 70,00 € und ist entsprechend Vorduck zu erläutern.

       

       

      Beförderung


      Ist die Nutzung/Erstattung einer Bahncard möglich?

      Beschaffung einer BahnCard durch die Dienststelle

      • Wenn anhand einer Vorkalkulation festgestellt wird, dass die Beschaffung einer BahnCard Fahrkosten einspart, können die Kosten für die BahnCard von der Dienststelle vorab übernommen werden. Diese BahnCard kann auch privat genutzt werden.

      Private BahnCard

      • Die Kosten für eine privat beschaffte BahnCard werden erstattet, wenn sich der Preis für die Anschaffung der BahnCard im Geltungszeitraum vollständig armotisiert hat. Eine Erstattung ist auf Antrag möglich.

      Ist es erlaubt, eine höhere Bahnklasse oder Flugzeugklasse auf meiner Reise zu nutzen?

      Im Land Sachsen-Anhalt gilt grundsätzlich, dass notwendigen Fahrkosten in der 2. Klasse erstattet werden (§ 4 BesVerg EG LSA in Verb. mit § 4 BRKG). Andere Sparpreise der 1. Klasse, sind nicht erstattungsfähig.

      Sollten Sie die 1. Klasse gebucht haben, so tragen Sie die Mehrkosten für die höhere Buchungsklasse selbst, erstattet bekommen Sie lediglich den vergleichbaren Fahrpreis der 2. Klasse.

      Gleiches gilt für Flugreisen. Diese werden in der economy class erstattet (siehe dazu auch die Ergänzung Auslandsdienstreisen).

      Welche Kosten können mir erstattet werden, wenn ich aus triftigen Gründen ein anderes Verkehrsmittel als genehmigt nutze?

      Die Dienstreise ist grundsätzlich nur wie beantragt bzw. genehmigt abrechenbar. Kurzfristige, Triftige Gründe vor Antritt der Dienstreise können zur Änderung führen.

      Triftige Gründe sind zum Beispiel, wenn

      • der Geschäftsort nicht anders oder nicht pünktlich erreicht werden kann (Ausfall Zug etc.)
      • eine konkrete Gefährdung des Dienstreisenden besteht

      Bitte erläutern Sie die Änderung der Durchführung der Dienstreise in Ihrer Dienstabrechnung.

      Wurde zum Beispiel als Befördungsmittel der PKW genutzt (Bahn genehmigt), so muss diese Nutzung ausführlich begründet werden. Im Einzelfall wird entschieden, ob die Bahnkosten oder die kleine Wegstreckenentschädigung erstattet werden.

      Darf ich mit meinem privaten PKW eine Dienstreise antreten?

      Sowohl der Dienstreisende als auch der Genehmigende haben bei der Wahl des Beförderungsmittels die Grundsätze einer sparsamen Haushaltsführung zu beachten.

      Generell gilt, dass die Wahl des Verkehrsmittels nicht von den Dienstreisenden allein getroffen werden kann, sondern der Dienstherr die abschließende Entscheidung trifft.

      Eine Entscheidung ob öffentliche Verkehrsmittel benutzt werden oder die kleine Wegstreckenentschädigung gewährt wird, ist immer unter Berücksichtigung des Wirtschaftlichkeits- und Sparsamkeitsgrundsatzes zu treffen.

      Auch wenn bei Benutzung des privaten KfZ die kleine Wegstreckentschädigung (0,20 €/km, max. 130,00 €) gewährt werden soll, ist eine Begründung durch den/die Dienstreisende(n) zu erbringen.

      Siehe auch dazu Merkblatt Beförderungsmittel Privatfahrzeug.

      Was ist der Unterschied zwischen "großer" und "kleiner" Wegstreckenentschädigung?

      Diese Antwort finden Sie auf unserem Merkblatt.

      Wann darf ich ein Taxi nutzen?

      Taxikosten können im Ausnahmefall erstattet werden, wenn zum Beispiel:

      • die Ankunft am Bahnhof zwischen 22 Uhr und 6 Uhr liegt (Vermerk vom Taxifahrer auf Quittung)
      • dringende dienstliche (Einzelfallentscheidung) oder persönliche Gründe (Gesundheitszustand) bestehen
      • schweres und/oder sperriges Dienstgepäck > 40 kg (inkl. dienstlich veranlassten persönlichem Gepäck) mitgeführt werden
      • regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren (z.B. Streik)

      Ortsunkenntnis und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe.

      Bitte erläutern Sie die Änderung in Ihrer Dienstabrechnung.

      Kann ein Mietwagen angemietet werden?

      Triftige Gründe für die Anmietung eines Mietwagens liegen vor, wenn:

      • zur Erledigung des Dienstgeschäftes regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht genutzt werden können und deshalb ein Kraftfahrzeug benutzt werden muss
      • ein Dienstwagen nicht zur Verfügung steht

      Es können nur die Kosten für die Anmietung eines Kraftfahrzeuges der unteren Mittelklasse (z.B Golfklasse) erstattet werden. Die Anerkennung triftiger Gründe ist vor der Anmietung einzuholen.

      In der Regel werden Mietwagen von der Abteilung Facility Management bestellt.

      Werden meine Fahrtkosten von/bis zu meinem Wohnort erstattet?

      Eine Dienstreise kann am Wohnort des Beschäftigten angetreten werden, wenn es nicht zumutbar oder unwirtschaftlich ist, die Dienstreise vom Dienstort anzutreten. Der Wohnort ist grundsätzlich der Wohnsitz, von wo aus sich der/die Beschäftigte sich den überwiegenden Teil zur Arbeit begibt.

      Arbeitszeitnachweis


      Wie erfasse ich Dienstreisen/Fortbildungen?

      Dienstreisen sind nachträglich in elektronischen Zeiterfassung (QIS Mitarbeiterportal) zu erfassen.

      Dienstreisen können auch am Arbeitsplatz beginnen bzw. enden:

      • Bei Dienstreisen, die vom Arbeitsplatz aus beginnen, wird in der Zeiterfassung "GEHEN" protokolliert und die Zeit der Dienstreise dann nachträglich erfasst.
      • Bei Dienstreisen, die am Arbeitsplatz beendet werden, wird in der Zeiterfassung "KOMMEN" gebucht und die Zeit der Dienstreise dann nachträglich erfasst.

      Als Arbeitszeit zählt die am Zielort der Dienstreise verbrachte Zeit des Dienstgeschäftes. In der Regel wird die tarifliche, regelmäßige Soll-Arbeitszeit zur Einbuchung kommen.

      Reise-, Ruhens- sowie Pausenzeiten sind nicht per se als Arbeitszeit zu buchen.

      Nicht zur Arbeitszeit zählen beispielsweise:

      • Besuch der Hotelbar
      • Spaziergänge durch die Stadt
      • Besuch kultureller Einrichtungen
      • Essen, Trinken, Schlafen
      • Einkaufen
      • Tätigkeiten, die als Freizeitaktivität innerhalb der Dienstreise angeboten werden, wie Frühgymnastik

      Gemäß Arbeitszeitgesetz darf die Höchstdauer der täglichen Arbeitszeit 10 Stunden nicht überschreiten. Die gesetzlichen Ruhenszeit muss gleichfalls gewahrt werden.

      Für Fortbildungen siehe abweichende Regelung.

       

      Für Mitarbeitende mit Vertrauensarbeitszeit gilt hier die manuelle Erfassung der Arbeitszeit.

      Dienstreise/Reisekosten


      Wie erfolgt die Erstattung anfallender Reisekosten ?

      Nur sofern alle Unterlagen zur Reisekostenabrechnung vollständig abgegeben wurden, beginnt die Arbeit im Personaldezernat. Damit Sie nichts vergessen, finden Sie unter dem Reiter Dienstreisen > Nach der Reise eine Übersicht aller erforderlichen Unterlagen.

      Wann genau erhalte ich die Rückerstattung?

      Eine Erstattung Ihrer Reisekosten kann bei sehr hohem Aufkommen durchaus 2 - 3 Monate dauern. Hier geht nichts verloren. Ihr Antrag wird schnellstmöglich bearbeitet.

      Wichtig: Eine Erstattung der Reisekosten kann nur veranlasst werden, wenn die Unterlagen vollständig mit der Abrechnung eingereicht werden. Bitte achten Sie auf die Vollständigkeit.

      Was ist eine Ausschlussfrist?

      Zur Abrechnung der Reisekosten haben Sie nach Dienstreisebeginn max. 6 Monate Zeit. Nach Ablauf dieser Frist kann keine Reisekostenerstattung mehr gewährt werden.

      Bitte reichen Sie Ihre Belege  (Rechnungen, Fahrkarten, Flugtickets) fristgerecht ein.

      Nach Ablauf der 6-monatigen Frist sind eventuell gewährte Reisekostenvorschüsse in voller Höhe zurückzuzahlen.

      Sonstiges


      Habe ich Anspruch auf Schadensersatz, wenn ich einen privaten PKW nutze?

      Hat sich ein:e Beschäftigte:r entschlossen, den privaten PKW zu nutzen, so besteht ausschließlich im Rahmen der Reisegenehmigung "große Wegstreckenentschädigung" wegen des besonderen dienstlichen Interesses eine Sachschadenshaftung.

      Bei der "kleinen Wegstreckenentschädigung" besteht kein Anspruch.

      Wie gehe ich vor, wenn ich eine Dienstreise wegen einer Erkrankung oder aus anderen (dienstlichen/nicht-dienstlichen) Gründen nicht antreten konnte?

      Entfällt eine Dienstreise aus einem von der oder dem Bediensteten nicht zu vertretenden Grund, werden durch die Vorbereitung entstandene, nach diesem Gesetz abzugeltende Auslagen erstattet.

      Hat meine Homeoffice/Tele-Heim-Arbeit Einfluss auf meine Abrechnung von Dienstreisen?

      Liegt eine Genehmigung für Tele-Heim-Arbeit vor, so wird ie Arbeitsleistung abweichend vom regulären Dienstort erbracht.

      In der Folge wird erwartet, dass bei der Kleinen Wegstreckenentschädigung, die für die Dienstreise kürzeste Wegstrecke, herangezogen wird.

      Dann kann somit der Wohnort oder alternativ der Dienstort (Magdeburg oder Stendal) sein.

      Auslandsdienstreisen

      Allgemeine Hinweise

      Obwohl wir in der Europäischen Union leben, unterscheidet man immer noch zwischen Inland, d.h. die Bundesrepublik Deutschland, und dem Ausland, d.h. alle anderen Länder der Welt.

      Auslandsdienstreisen sind somit alle durch den Beruf bedingten Reisen zwischen Inland und Ausland sowie im Ausland.

      Bei Auslandsdienstreisen sind neben  den Vorschriften des BRKG insbesondere die Regelungen der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) in der zurzeit gültigen Fassung zu beachten.

      Erklärung zu Auslandsdienstreisen

      Die Verpflegungsaufwendungen + Übernachtungskosten für berufl. und betriebl. veranlaßte Auslandsdienstreisen ab 2021 lauten wie folgt:

      Übersicht Auslandstagegeld

      Flugtickets (innerhalb Europas) können ausschließlich in der economy-class gebucht und erstattet werden. Dauert die reine Flugzeit mehr als vier Stunden, können die Kosten einer höheren Beförderungsklasse im Einzelfall erstattet werden. Bei Fragen wenden Sie sich hierzu im Vorfeld an die Abteilung Personal. Flugtickets der 1. Klasse sind - unabhängig vom Reizeziel - ausgeschlossen.

      A1 Bescheinigung

      Sofern ein dienstlicher Auftrag von Beschäftigten (gilt für tariflich Beschäftigte und Beamte und Beamtinnen) im Ausland erledigt wurden soll, so wären neben der Beitragspflicht in Deutschland auch Beiträge im Ausland fällig. Die Dauer der Beschäftigung (kurzfristig oder kurzzeitig) ist dabei unerheblich. Zur Vermeidung des Verdachts der Schwarzarbeit ist eine A1 Bescheinigung bei der eigenen Krankenversicherung zu beantragen. Das gilt unabhängig davon, ob man bei seiner Krankenversicherung pflichtversichert, freiwillig oder evtl. familienversichert ist. Für Beamtinnen und Beamte, die nicht gesetzlich krankenversichert sind, ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig.

      Es gibt unterschiedliche A1-Bescheinigungen für das europäische und internationale Ausland.

      Der Antrag des Absendens der A1 Bescheinigung dient bereits als Beleg. Sollten Sie die Bestätigung nicht rechtzeitig zur Auslandsreise erhalten, so legen Sie den Antrag als Nachweis vor. Gute Hinweise findet man auf der Seite der Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA).

      Bei jedem Grenzübertritt aus dienstlichen Gründen (Konferenzteilnahme, Besprechungen, Fortbildung) wird im Vorfeld eine A1 Bescheinigung nötig. Das gilt für Professoren, wissenschaftlich Beschäftigte, Tarifmitarbeiter - kurz für Jeden und Jede.

      Hintergrund Bild