Selbst(motivation)- und Zeitmanagement

In der aktuellen Situation leben, studieren, arbeiten wir größtenteils von zu Hause und sind in unseren Freizeitmöglichkeiten mehr oder weniger eingeschränkt. Dabei verschwimmen die Grenzen von Freizeit, Studium und Arbeit immer mehr. Als Folge sind wir womöglich weniger motiviert und fühlen uns gestresst, weil wir die Aufgaben nicht oder zu spät erledigen und uns dann vor einem Berg an Aufgaben sehen. Ein gutes, routiniertes Selbst- und Zeitmanagement hilft dir, deine Aufgabe(n) in weniger Zeit und stressfrei zu schaffen, sodass du mehr Freizeit hast. Im Folgenden findest Du eine Vielzahl von Tipps, Strategien und Methoden, um dich selbst zu motivieren und zu organisieren.

Strukturen und Routinen im Umfeld schaffen

Strukturen und Routinen helfen uns unseren Alltag zu bewältigen

Regelmäßige Abläufe werden mit der Zeit zu einer Selbstverständlichkeit, über die wir nicht mehr nachdenken und automatisch in unseren Alltag integrieren, ohne dass wir dafür extra Zeit einplanen.

  1. Stehe jeden Morgen zur gleichen Zeit auf.
  2. Raus aus dem Schlafanzug! Und Alltagskleidung anziehen!
  3. Verschaffe dir einen Überblick über deine Tagesplanung.
  4. Mache Pausen und wechsle in den Pausen den Ort bzw. Raum.
  5. Investiere in einen guten Arbeitsplatz.
  6. Schleife "Minigewohnheiten" ein und verändere kleinere Bausteine, nach und nach. Stecke das Ziel nicht zu groß oder zu unspezifisch.
  7. Nimm dir jeden Abend 10 Minuten Zeit, um den nächsten Tag zu planen.
  8. Räume am Abend dein Schreibtisch auf.
  9. Treffe abends für den nächsten Tag Vorbereitungen (z.B. Tasche packen).
  10. Gehe jeden Abend zur selben Zeit schlafen.

Der richtige Arbeitsplatz

Wichtig für produktives und konzentriertes Studieren/Arbeiten ist ein guter Arbeitsplatz

  • Arbeite am Schreibtisch und nicht im Bett oder auf dem Sofa.
  • Sorge für frische Luft und ausreichend Tageslicht.
  • Reduziere Ablenkungen (z.B. Lärm, Unordnung, Benachrichtigungen).
  • Habe einen aufgeräumten Schreibtisch: Alles muss seinen Platz haben!
  • Räume nicht nur deinen Schreibtisch auf, sondern auch deine Unterlagen/Daten/Mails egal ob analog oder digital.
  • Lege dir alles wichtige bereit (z.B. Materialien, Trinken).

Zielsetzung

Ziele werden häufig mit Aufgaben verwechselt. Dabei ist ein Ziel etwas, das du erreichen möchtest und eine Aufgabe ist etwas, was gemacht werden soll. Zudem werden Ziele gefeiert und Aufgaben erledigt.

Ziele sind hilfreich, da sich gegenwärtige Entscheidungen besser treffen lassen und kurzfristige Versuchungen eher vermieden werden können, als ohne Ziel.

Die SMART-Methode kennst du vielleicht schon im Rahmen des wissenschaftlichen Arbeitens, aber auch im Alltag kann diese Methode dir helfen, deine Ziele zu definieren.

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Attraktiv
  • Realistisch
  • Terminiert

Beispiel:

Ich möchte dreimal (S;M;R) die Woche Laufen gehen, um meine Kondition zu steigern (A) und etwas Gutes für meine Gesundheit zu tun (A) und in 10 Wochen (R;T) einen 10 Kilometer-Lauf (R;M) zu absolvieren.

Prioritätensetzung

Um einen Überblick über deine Aufgaben zu bekommen und festzuhalten, welche Aufgaben besonders wichtig sind und als erstes bearbeitet werden müssen, eignet sich die ABCD-Methode oder auch Eisenhower-Matrix.

Zuerst sammelst du alle deine anstehenden Aufgaben. Anschließend sortierst du deine Aufgaben in eine 4-Felder Tabelle, so wie oben aufgezeigt.

Dringend heißt, dass etwas nach deiner Aufmerksamkeit verlangt und etwas kommt von außen z.B. ein klingelndes Handy. Wichtig heißt, dass etwas zu deinen Zielen beiträgt und es kommt von innen z.B. Weiterbildungen.

Aufgaben die wichtig und dringend sind, solltest du zuerst bearbeiten. Bei dringenden aber nicht so wichtigen Aufgaben kannst du überlegen, ob jemand anderes die Aufgaben eventuell auch für dich übernehmen kann. Bei wichtigen aber nicht so dringenden Aufgaben hast du noch etwas Zeit, terminiere diese Aufgaben und bearbeite diese, wenn du die wichtigen und dringenden Aufgaben erledigt hast. Aufgaben, die im Feld nicht dringend und nicht wichtig sind, ordnest du der geringsten Priorität zu und sind sozusagen ein „nice to have“.

 

Als weitere Methode für die Prioritätensetzung eignet sich die ABC-Analyse. Das A steht dabei für die wichtigsten Aufgaben, B für durchschnittlich wichtige Aufgaben und C für weniger wichtige/ unwichtige Aufgaben. A-Aufgaben sollen zuerst bearbeitet werden, da sie den größten Anteil am Erfolg erzielen. Danach werden die B-Aufgaben erledigt. Die C-Aufgaben sollen möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen.

Die Methoden eignen sich gut, um hinter den gesammelten Aufgaben die jeweiligen Buchstaben zu schreiben, damit du anschließend deinen Tag planen kannst.

Zeitmanagement

POMODORO-Technik

Um produktiver zu werden, wechseln Phasen konzentrierter Arbeit (25 Minuten) mit regelmäßigen Pausen (fünf Minuten) ab. Diese Intervalle nennt Cirillo (2006) übrigens Pomidori. Nach vier Pomidori sollte eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten gemacht werden. Dann beginnt der Ablauf von vorne. Für einen kompletten Pomodoro-Zyklus werden somit rund 2:25 Stunden gebraucht (vier Pomodori-Einheiten plus längere Pause). Ein Problem und Kritikpunkt an der Pomodoro Technik sind die 25-Minuten-Einheiten. Damit die Zeitmanagement-Methode optimal funktioniert, sollten daher folgende Tipps zur Vorbereitung nutzen:

1. Aufgaben priorisieren

Einen kurzen Überblick der anstehenden Aufgaben verschaffen. Danach wird sich kurz notiert, was alles erledigt werden muss und die Aufgaben priorisiert – zum Beispiel mithilfe ABCD-Methode.

2. Zeitaufwand schätzen

Im zweiten Schritt soll grob geschätzt, wie viel Zeit jede der Aufgaben benötigt. Wichtiger ist, dass größere Aufgaben in kurze Intervalle von rund 25 kalkulierten Minuten aufgeteilt werden. Aus „Projekt präsentieren“ wird dann zum Beispiel „Folien sichten + Fehlerkorrektur“ (Pomodoro 1), „Anmerkungen einfügen“ (Pomodoro 2) und „Präsentations-Probe“ (Pomodoro 3).

3. Tag einteilen

Mit Schritt 1 werden die wichtigsten Aufgaben des Tages erkannt und diese nun in kalkulierte Pomidori eingeteilt, anschließend sollten diese nun in den Tagesplan eintragen werden. Idealerweise plant man die Pomodoro-Intervalle am Vorabend oder gleich morgens als erstes.

4. Fokussiert bleiben

Damit die Pomodoro-Technik funktioniert, müssen diese eine Weile praktiziert werden und Sie sich an die 25-Minuten-Einheiten gewöhnen. Ob dazu eine Küchenuhr, eine Eieruhr oder das Smartphone genutzt wird, ist egal. Entscheidender ist, dass in dieser Zeit wirklich konzentriert und fokussiert gearbeitet wird. Sobald der Timer klingelt, sollte sich eine kurze Verschnaufpause genommen werden. Ziel ist, den Kopf frei zu bekommen und neue Kraft zu tanken. Weil die Konzentration so oder so nachlässt, ist nach dem vierten Durchgang eine bis zu 30-minütige Auszeit erforderlich. Diese sollte auch effektiv genutzt werden, um sich aktiv zu bewegen!

Cirillo (2006) empfiehlt für die Arbeit mit der Pomodoro-Technik nur Stift und Papier zu verwenden, um weitere Ablenkungen auszuschalten. Vorteile dieser Technik ist zu einem die Impulskontrolle, da man für die Dauer von 25 Minuten oder länger nicht abgelenkt wird. Außerdem wird Selbstdisziplin durch das feste Gerüst der Pomodoro-Intervalle gelehrt sowie Regeneration, Konzentration und Produktivität.

Cirillo, F. (2006). The Pomodoro Technique. Abgerufen von http://baomee.info/pdf/technique/1.pdf

 

Hast du schon was von der Time Blocking-Methode gehört? Diese eignet sich wunderbar, um deinen Tag zu planen. Dabei wird der Tag in Zeitblöcke geteilt, die sich einem bestimmten Thema widmen. Zuerst sammelst du deine heutigen Aufgaben und priorisierst sie anschließend, damit du die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen kannst. Bitte beachte, dass du nach spätestens 90 Minuten eine Pause einlegst. Diese planst du ebenfalls als festen Zeitblock ein. Ebenfalls gehört das Einplanen deiner privaten Termine dazu.

 

Das Pareto Prinzip besagt, dass 20 % Aufwand zu 80 % des Ergebnisses führt. Somit ist der Umkehrschluss, dass 80 % Aufwand zu 20 % des Ergebnisses führt. Das Prinzip soll dabei helfen, sich wenn möglich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf das Ergebnis haben.

 

Mittels der ALPEN-Methode kannst du deinen Tag so zu strukturieren, dass du deine Zeit möglichst produktiv nutzen kannst. Gehe dafür jeden dieser Buchstaben durch und ordne anschließend deine Aufgaben in deinen Tagesplan, Kalender oder Time Blocking Block ein.

A: Aufgaben, Aktivitäten, Termine ungeordnet aufschreiben

L: Länge bzw. Dauer der Aktivitäten schätzen

P: Pufferzeit reservieren

E: Entscheidungen treffen (Prioritäten, Delegieren)

N: Nachkontrolle

Umgang mit Ablenkungen

Ablenkungen vermeiden

Ablenkungen führen zu einem gedanklichen „Ping Pong“. Wir wechseln zwischen den Aufgaben schnell hin und her, aber befassen uns nicht intensiv mit einer Thematik. Durch das häufige Unterbrechen unserer Aufgaben, kommt es zu mehr Fehlern und unsere Produktivität sinkt. Daher sollten wir Ablenkungen möglichst vermeiden.

Folgende Tipps können dir helfen, die Ablenkungen zu reduzieren:

  • Bei Ablenkungen durch andere Personen, solltest du deine Tür schließen und deutlich machen, dass du nicht gestört werden willst.
  • Lege einen Zeitraum fest, in dem du deine E-Mails sichtest und beantwortest.
  • Schalte deine Benachrichtigungen aus (auf all deinen elektronischen Geräten!).
  • Stelle dein Smartphone auf stumm.
  • Verbanne dein Smartphone vom Schreibtisch.

-        Bei „Innerer Ablenkung“, wenn deine Gedanken anfangen zu kreisen, dann notiere dir die Dinge auf einer „Später“-Liste. Damit sind die Gedanken raus auf dem Kopf und du kannst dich wieder auf deine Aufgabe konzentrieren.

Umgang mit Unterbrechungen

Die Stop and Go Methode hilft dir trotz Unterbrechung am Abend wieder in einen produktiven Arbeitsrhythmus am nächsten Morgen zu finden.

Stopp! Wenn du abends deine Aufgaben beendest, überlege dir folgendes:

  • Wo höre ich gerade auf?
  • Womit fange ich morgen an?

And Go! Am nächsten Morgen startest du mit folgendem:

  • Schau zurück: Wo knüpfst du an?
  • SMARTE-Zielsetzung für den Tag
  • Zeitplanung (ABCD, Pomodoro, ...)

Wenn du trotzdem mal unterbrochen wirst, dann ändere deine Position, ändere deinen Arbeitsplatz oder das Medium mit dem du arbeitest. Mache eine bewusste kurze Pause, in der du dir Zeit für die Ablenkung nimmst und setze dich danach wieder konzentriert an deine Arbeit.

Auf dein Energielevel achten

Um deine Energie zu schützen, solltest du regelmäßig Pausen machen. Diese sollten am besten bereits dann einsetzen, bevor du dich ausgelaugt fühlst und das Bedürfnis nach einer Pause hast. Denn präventive Pausen lassen deinen Energiespiegel gar nicht erst so weit absinken, dass du dich erschöpft fühlst. Was interessant ist, wenn wir Pausen machen, arbeitet unser Gehirn oft unterbewusst weiter an den Aufgaben, ganz besonders bei Herausforderung, bei der Problemlösung, wenn wir Ideen entwickeln wollen und gerade dann, wenn wir das Gefühl haben, wir kommen nicht weiter, wir kommen nicht auf eine Lösung, wir starren jetzt schon eine halbe Stunde auf den Computer. Dann kann das, was uns dann weiter bringt, die Pause sein, weil wir unserem Gehirn in der Pause auch die Zeit geben unsere Gedanken weiter zu verarbeiten. Wenn man sich nach einer Pause wieder zurück an die Aufgabe setzt, dann kommt häufig die Idee oder der Gedanke ganz von allein.

Daher achte auf folgendes:

  • Plane deine Pausen fest in deinen Tag mit ein – spätestens nach 90 Minuten.
  • Niemals das Mittagessen vorm Computer essen.
  • Vorbeugend Pausen machen, denn wenn wir das Gefühl haben eine Pause zu brauchen, ist es eigentlich schon zu spät.
  • Raus an die frische Luft - Natur entspannt dich, deine Energie wird wieder aufgeladen und du schläfst besser!
  • Entferne deine Augen vom Bildschirm.
  • Bewege dich oder strecke dich zumindest.
  • Lass deine Gedanken einfach baumeln oder meditiere.
  • Nimm in deinen Pausen keine neuen Informationen auf (z.B. durch Instagram, YouTube etc.).
  • Trinke ausreichend (ca. 2 Liter am Tag, ungesüßte Getränke).
  • Mache einen 15-minütigen Powernap.
  • Lerne dich selbstkennen: Wann kannst du was am besten bearbeiten? Wann bist du besonders konzentriert? Wann kannst du gut recherchieren, lesen, schreiben oder kreativ sein? Was raubt dir Energie/Kraft und was gibt dir diese?

Tagesgestaltung:

Die meisten Menschen haben morgens gute Laune, einen hohen Fokus und viel Energie. Daher lassen sich analytische Aufgaben morgens gut bearbeiten.

Mittags und nachmittags haben wir eher schlechte Laune, wenig Fokus und Energie. Deshalb sollten wir einfache Aufgaben erledigen, Fleißarbeiten nachgehen und uns bewegen (z.B. in der Pause).

Am späten Nachmittag und Abend haben wir tendenziell eine mittelgute Laune, nicht viel Fokus aber dafür hohe Kreativität, wodurch wir zu dieser Zeit kreative Aufgaben angehen sollten.

Stop Multitasking – Start Singletasking

Das Multitasking ist ein Mythos, der weit verbreitet ist. Multitasking bedeutet, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Doch Aufgaben, die wir „zusammen“ erledigen, beanspruchen bis zu 90 Prozent die gleichen Hirnareale. Unser Gehirn springt nur so schnell zwischen den Aufgaben hin und her, so dass wir nur das Gefühl haben, wir würden die Aufgaben gleichzeitig erledigen. Eigentlich ist die Verarbeitung so, dass wir es nicht merken, dass es eigentlich nacheinander passiert. Das schnelle Hin-und-Her im Kopf ist besonders anstrengend und erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit, reduziert unsere Produktivität. Daher sollten wir uns lieber nur auf eine Aufgabe gleichzeitig konzentrieren: Singletasking!

Motivation

Statt auf die Motivation zu warten, um anzufangen, sollten wir direkt anfangen, um motiviert zu werden. Weit verbreitet ist der Mythos der Motivation. Wir warten darauf, dass wir motiviert sind, um uns an unsere Aufgaben zu setzen, doch das ist der falsche Ansatz! Unsere Motivation kommt nicht von allein, sondern wir müssen etwas dafür tun. Wenn wir erst einmal mit einer Aufgabe angefangen haben, dann kommt die Motivation und hilft uns dabei, an der Aufgabe dranzubleiben.

Also denke an folgendes, wenn du dich „unmotiviert“ fühlst:

  • Motivation kommt nie (oder zumindest selten) einfach so von allein.
  • Motivation kommt, wenn wir Dinge anfangen und erledigen.
  • Denn wir verbuchen die ersten (auch sehr kleinen) Schritte oft als Erfolg. Erfolg motiviert.

Was uns außerdem motiviert:

  • Unsere Ziele
  • Lernraumwechsel
  • Visualisieren von Aufgaben (Darstellungen in unbearbeitet, angefangen und fertig)

 

Prokrastination überwinden

Wir kennen es alle, dass wir unsere Aufgaben gerne vor uns herschieben und dann im Nachhinein unter großem Zeitdruck stehen, um unsere Aufgaben pünktlich fertig zu haben. Für ein effektives Zeitmanagement ist es daher wichtig, diese Aufschieberitis zu überwinden.

Stelle dir zuerst die Frage, wie viel Zeit du mit Prokrastination verbringst. Anschließend überlege dir, wie du dir das „TUN“ erleichtern und das „AUFHÖREN“ erschweren kannst.

Häufig hilft es, die wichtigste oder unangenehmste Aufgabe zuerst am Tag zu erledigen, dann kommt man häufig von selbst zum Arbeiten:

  • „The One Thing“: (Garry Keller) Was ist die eine Sache, die du heute tun kannst, um deinen Zielen näher zu kommen? Das tust du als erstes am Morgen.
  • „Eat that Frog“: (Brian Tracy) „Iss“ direkt morgens den Frosch. Der Frosch ist deine wichtigste Aufgabe für den Tag. Die, die du am wahrscheinlichsten nach hinten schiebst, wenn du dich nicht direkt darum kümmerst.
  • 10 Minuten Regel: Stehst du wieder vor einer unangenehmen Aufgabe? Dann nimm sie in den Angriff und zwar nur für 10 Minuten. Danach kannst du direkt aufhören.
  • 5 Sekunden Regel von Mel Robbins: Diese Regel ist eine Technik, die den Impuls vom Denken ins Handeln zu kommen verstärkt, indem du durch runterzählen von 5 Sekunden mit der Aufgabe beginnst. Okay, dann los: 5..4..3..2..1.. GO!
  • Wenn der Frosch doch gar nicht zu essen geht, dann beginne mit der einfachsten Aufgabe. So schaffst du Erfolgserlebnisse, wodurch die Motivation entsteht, weitere Aufgaben zu bearbeiten.
  • Nimm dir dein Ziel vor Augen – jetzt weißt du wieder, wofür du die Aufgabe machst.

Digitale Helfer fürs Selbst- und Zeitmanagement

Hier stellen wir dir verschiedene digitale Tools wie Todoist, Trello und MS Teams vor. Eine Sammlung von weiteren digitalen Helfern kannst du zudem hier finden:

Weitere digitale Helfer für das Selbst- und Zeitmanagement

 

- MS Teams

Hier gibt es weitere Informationen zum kostenfreien Microsoft Office Paket. Alternativ kann sich hier direkt ein kostenfreier Account für Microsoft Office inklusive MS Teams angelegt werden.

Kontakt

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E-Mail: hochschulsport(at)h2.de
Tel.: (0391) 886 4384 oder - 4454
Besucheradresse: Haus 15 - 1.09

Gesundheitsmanagement

E-Mail: gesundheit(at)h2.de
Tel.: (0391) 886 4676
Besucheradresse: Haus 15 - 1.07

 

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