Selbst(motivation)- und Zeitmanagement

In der aktuellen Situation leben, studieren, arbeiten wir größtenteils von zu Hause und sind in unseren Freizeitmöglichkeiten mehr oder weniger eingeschränkt. Dabei verschwimmen die Grenzen von Freizeit, Studium und Arbeit immer mehr. Als Folge sind wir womöglich weniger motiviert und fühlen uns gestresst, weil wir die Aufgaben nicht oder zu spät erledigen und uns dann vor einem Berg an Aufgaben sehen. Ein gutes, routiniertes Selbst- und Zeitmanagement hilft dir, deine Aufgabe(n) in weniger Zeit und stressfrei zu schaffen, sodass du mehr Freizeit hast. Im Folgenden findest Du eine Vielzahl von Tipps, Strategien und Methoden, um dich selbst zu motivieren und zu organisieren.

Strukturen und Routinen im Umfeld schaffen

Strukturen und Routinen helfen uns unseren Alltag zu bewältigen

Regelmäßige Abläufe werden mit der Zeit zu einer Selbstverständlichkeit, über die wir nicht mehr nachdenken und automatisch in unseren Alltag integrieren, ohne dass wir dafür extra Zeit einplanen.

  1. Stehe jeden Morgen zur gleichen Zeit auf.
  2. Raus aus dem Schlafanzug! Und Alltagskleidung anziehen!
  3. Mache Pausen und wechsle in den Pausen den Ort bzw. Raum
  4. Investiere in einen guten Arbeitsplatz
  5. Schleife "Minigewohnheiten" ein und verändere kleinere Bausteine, nach und nach. Stecke das Ziel nicht zu groß oder zu unspezifisch.

Der richtige Arbeitsplatz

Wichtig für produktives und konzentriertes Studieren/Arbeiten ist ein guter Arbeitsplatz

  • Arbeite am Schreibtisch
  • Räume deinen Arbeitsplatz auf: Alles muss seinen Platz haben!
  • Tageslicht
  • Frische Luft
  • Reduziere Lärm
  • Reduziere Ablenkungen

Zielsetzung

Die SMART-Methode kennst du vielleicht schon im Rahmen des wissenschaftlichen Arbeitens, aber auch im Alltag kann diese Methode dir helfen, deine Ziele zu definieren.

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Attraktiv
  • Realistisch
  • Terminiert

Beispiel:

Ich möchte dreimal die Woche Laufen gehen, um meine Kondition zu steigern und etwas Gutes für meine Gesundheit zu tun und in 10 Wochen einen 10 Kilometer-Lauf zu absolvieren.

Prioritätensetzung

Um einen Überblick über deine Aufgaben zu bekommen und festzuhalten, welche Aufgaben besonders wichtig sind und als erstes bearbeitet werden müssen, eignet sich die ABCD-Methode oder auch Eisenhower-Matrix.

Zuerst sammelst du alle deine anstehenden Aufgaben. Anschließend sortierst du deine Aufgaben in eine 4-Felder Tabelle. Es gibt folgende Felder:

  • Wichtig und dringend
  • Wichtig aber nicht dringend
  • Nicht wichtig aber dringend
  • Nicht wichtig und nicht dringend

Aufgaben die wichtig und dringend sind, solltest du zuerst bearbeiten. Bei dringenden aber nicht so wichtigen Aufgaben kannst du überlegen, ob jemand anderes die Aufgaben eventuell auch für dich übernehmen kann. Bei wichtigen aber nicht so dringenden Aufgaben hast du noch etwas Zeit, terminiere diese Aufgaben und bearbeite diese, wenn du die wichtigen und dringenden Aufgaben erledigt hast. Aufgaben, die im Feld nicht dringend und nicht wichtig sind, ordnest du der geringsten Priorität zu und sind sozusagen ein „nice to have“.

Zeitmanagement

POMODORO-Technik

Um produktiver zu werden, wechseln Phasen konzentrierter Arbeit (25 Minuten) mit regelmäßigen Pausen (fünf Minuten) ab. Diese Intervalle nennt Cirillo (2006) übrigens Pomidori. Nach vier Pomidori sollte eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten gemacht werden. Dann beginnt der Ablauf von vorne. Für einen kompletten Pomodoro-Zyklus werden somit rund 2:25 Stunden gebraucht (vier Pomodori-Einheiten plus längere Pause). Ein Problem und Kritikpunkt an der Pomodoro Technik sind die 25-Minuten-Einheiten. Damit die Zeitmanagement-Methode optimal funktioniert, sollten daher folgende Tipps zur Vorbereitung nutzen:

1. Aufgaben priorisieren

Einen kurzen Überblick der anstehenden Aufgaben verschaffen. Danach wird sich kurz notiert, was alles erledigt werden muss und die Aufgaben priorisiert – zum Beispiel mithilfe ABCD-Methode.

2. Zeitaufwand schätzen

Im zweiten Schritt soll grob geschätzt, wie viel Zeit jede der Aufgaben benötigt. Wichtiger ist, dass größere Aufgaben in kurze Intervalle von rund 25 kalkulierten Minuten aufgeteilt werden. Aus „Projekt präsentieren“ wird dann zum Beispiel „Folien sichten + Fehlerkorrektur“ (Pomodoro 1), „Anmerkungen einfügen“ (Pomodoro 2) und „Präsentations-Probe“ (Pomodoro 3).

3. Tag einteilen

Mit Schritt 1 werden die wichtigsten Aufgaben des Tages erkannt und diese nun in kalkulierte Pomidori eingeteilt, anschließend sollten diese nun in den Tagesplan eintragen werden. Idealerweise plant man die Pomodoro-Intervalle am Vorabend oder gleich morgens als erstes.

4. Fokussiert bleiben

Damit die Pomodoro-Technik funktioniert, müssen diese eine Weile praktiziert werden und Sie sich an die 25-Minuten-Einheiten gewöhnen. Ob dazu eine Küchenuhr, eine Eieruhr oder das Smartphone genutzt wird, ist egal. Entscheidender ist, dass in dieser Zeit wirklich konzentriert und fokussiert gearbeitet wird. Sobald der Timer klingelt, sollte sich eine kurze Verschnaufpause genommen werden. Ziel ist, den Kopf frei zu bekommen und neue Kraft zu tanken. Weil die Konzentration so oder so nachlässt, ist nach dem vierten Durchgang eine bis zu 30-minütige Auszeit erforderlich. Diese sollte auch effektiv genutzt werden, um sich aktiv zu bewegen!

Cirillo (2006) empfiehlt für die Arbeit mit der Pomodoro-Technik nur Stift und Papier zu verwenden, um weitere Ablenkungen auszuschalten. Vorteile dieser Technik ist zu einem die Impulskontrolle, da man für die Dauer von 25 Minuten oder länger nicht abgelenkt wird. Außerdem wird Selbstdisziplin durch das feste Gerüst der Pomodoro-Intervalle gelehrt sowie Regeneration, Konzentration und Produktivität.

Cirillo, F. (2006). The Pomodoro Technique. Abgerufen von http://baomee.info/pdf/technique/1.pdf

Umgang mit Ablenkungen

Ablenkungen vermeiden

Ablenkungen führen zu einem gedanklichen „Ping Pong“. Wir wechseln zwischen den Aufgaben schnell hin und her, aber befassen uns nicht intensiv mit einer Thematik. Durch das häufige Unterbrechen unserer Aufgaben, kommt es zu mehr Fehlern und unsere Produktivität sinkt. Daher sollten wir Ablenkungen möglichst vermeiden.

Folgende Tipps können dir helfen, die Ablenkungen zu reduzieren:

  • Bei Ablenkungen durch andere Personen, solltest du deine Tür schließen und deutlich machen, dass du nicht gestört werden willst.
  • Lege einen Zeitraum fest, in dem du deine E-Mails sichtest und beantwortest.
  • Schalte unnötige Benachrichtigungen aus.
  • Stelle dein Smartphone auf stumm.
  • Verbanne dein Smartphone vom Schreibtisch.
  • Schalte die E-Mail-Benachrichtigungen am Laptop aus.

-        Bei „Innerer Ablenkung“, wenn deine Gedanken anfangen zu kreisen, dann notiere dir die Dinge auf einer „Später“-Liste. Damit sind die Gedanken raus auf dem Kopf und du kannst dich wieder auf deine Aufgabe konzentrieren.

Umgang mit Unterbrechungen

Die Stop and Go Methode hilft dir trotz Unterbrechung am Abend wieder in einen produktiven Arbeitsrhythmus am nächsten Morgen zu finden.

Stopp! Wenn du abends deine Aufgaben beendest, überlege dir folgendes:

  • Wo höre ich gerade auf?
  • Womit fange ich morgen an?

And Go! Am nächsten Morgen startest du mit folgendem:

  • Schau zurück: Wo knüpfst du an?
  • SMARTE-Zielsetzung für den Tag
  • Zeitplanung (ABCD, Pomodoro, ...)

Wenn du trotzdem mal unterbrochen wirst, dann ändere deine Position, ändere deinen Arbeitsplatz oder das Medium mit dem du arbeitest. Mache eine bewusste kurze Pause, in der du dir Zeit für die Ablenkung nimmst und setze dich danach wieder konzentriert an deine Arbeit.

Auf dein Energielevel achten

Um deine Energie zu schützen, solltest du regelmäßig Pausen machen. Diese sollten am besten bereits dann einsetzen, bevor du dich ausgelaugt fühlst und das Bedürfnis nach einer Pause hast. Denn präventive Pausen lassen deinen Energiespiegel gar nicht erst so weit absinken, dass du dich erschöpft fühlst. Was interessant ist, wenn wir Pausen machen, arbeitet unser Gehirn oft unterbewusst weiter an den Aufgaben, ganz besonders bei Herausforderung, bei der Problemlösung, wenn wir Ideen entwickeln wollen und gerade dann, wenn wir das Gefühl haben, wir kommen nicht weiter, wir kommen nicht auf eine Lösung, wir starren jetzt schon eine halbe Stunde auf den Computer. Dann kann das, was uns dann weiter bringt, die Pause sein, weil wir unserem Gehirn in der Pause auch die Zeit geben unsere Gedanken weiter zu verarbeiten. Wenn man sich nach einer Pause wieder zurück an die Aufgabe setzt, dann kommt häufig die Idee oder der Gedanke ganz von allein.

Daher achte auf folgendes:

  • Plane deine Pausen fest in deinen Tag mit ein.
  • Niemals das Mittagessen vorm Computer essen.
  • Vorbeugend Pausen machen, denn wenn wir das Gefühl haben eine Pause zu brauchen, ist es eigentlich schon zu spät.
  • Raus an die frische Luft - Natur entspannt dich, deine Energie wird wieder aufgeladen und du schläfst besser!
  • Entferne deine Augen vom Bildschirm.
  • Bewege dich oder strecke dich zumindest.
  • Lass deine Gedanken einfach baumeln oder meditiere

Stop Multitasking – Start Singletasking

Das Multitasking ist ein Mythos, der weit verbreitet ist. Multitasking bedeutet, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Doch Aufgaben, die wir „zusammen“ erledigen, beanspruchen bis zu 90 Prozent die gleichen Hirnareale. Unser Gehirn springt nur so schnell zwischen den Aufgaben hin und her, so dass wir nur das Gefühl haben, wir würden die Aufgaben gleichzeitig erledigen. Eigentlich ist die Verarbeitung so, dass wir es nicht merken, dass es eigentlich nacheinander passiert. Das schnelle Hin-und-Her im Kopf ist besonders anstrengend und erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit, reduziert unsere Produktivität. Daher sollten wir uns lieber nur auf eine Aufgabe gleichzeitig konzentrieren: Singletasking!

Motivation

Statt auf die Motivation zu warten, um anzufangen, sollten wir direkt anfangen, um motiviert zu werden. Weit verbreitet ist der Mythos der Motivation. Wir warten darauf, dass wir motiviert sind, um uns an unsere Aufgaben zu setzen, doch das ist der falsche Ansatz! Unsere Motivation kommt nicht von allein, sondern wir müssen etwas dafür tun. Wenn wir erst einmal mit einer Aufgabe angefangen haben, dann kommt die Motivation und hilft uns dabei, an der Aufgabe dranzubleiben.

Also denke an folgendes, wenn du dich „unmotiviert“ fühlst:

  • Motivation kommt nie (oder zumindest selten) einfach so von allein.
  • Motivation kommt, wenn wir Dinge anfangen und erledigen.
  • Denn wir verbuchen die ersten (auch sehr kleinen) Schritte oft als Erfolg. Erfolg motiviert.

Prokrastination überwinden

Wir kennen es alle, dass wir unsere Aufgaben gerne vor uns herschieben und dann im Nachhinein unter großem Zeitdruck stehen, um unsere Aufgaben pünktlich fertig zu haben. Für ein effektives Zeitmanagement ist es daher wichtig, diese Aufschieberitis zu überwinden.

Stelle dir zuerst die Frage, wie viel Zeit du mit Prokrastination verbringst. Anschließend überlege dir, wie du dir das „TUN“ erleichtern und das „AUFHÖREN“ erschweren kannst.

Häufig hilft es, die wichtigste oder unangenehmste Aufgabe zuerst am Tag zu erledigen, dann kommt man häufig von selbst zum Arbeiten:

  • „The One Thing“: (Garry Keller) Was ist die eine Sache, die du heute tun kannst, um deinen Zielen näher zu kommen? Das tust du als erstes am Morgen.
  • „Eat that Frog“: (Brian Tracy) „Iss“ direkt morgens den Frosch. Der Frosch ist deine wichtigste Aufgabe für den Tag. Die, die du am wahrscheinlichsten nach hinten schiebst, wenn du dich nicht direkt darum kümmerst.

Digitale Helfer fürs Selbst- und Zeitmanagement



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