Strukturen und Routinen helfen uns unseren Alltag zu bewältigen

Regelmäßige Abläufe werden mit der Zeit zu einer Selbstverständlichkeit, über die wir nicht mehr nachdenken und automatisch in unseren Alltag integrieren, ohne dass wir dafür extra Zeit einplanen.

1. Stehe jeden Morgen zur gleichen Zeit auf.
2. Raus aus dem Schlafanzug! Und Alltagskleidung anziehen!
3. Verschaffe dir einen Überblick über deine Tagesplanung.
4. Mache Pausen und wechsle in den Pausen den Ort bzw. Raum.
5. Investiere in einen guten Arbeitsplatz.
6. Schleife "Minigewohnheiten" ein und verändere kleinere Bausteine, nach und nach. Stecke das Ziel nicht zu groß oder zu unspezifisch.
7. Nimm dir jeden Abend 10 Minuten Zeit, um den nächsten Tag zu planen.
8. Räume am Abend dein Schreibtisch auf.
9. Treffe abends für den nächsten Tag Vorbereitungen (z.B. Tasche packen).
10. Gehe jeden Abend zur selben Zeit schlafen.

Um einen Überblick über deine Aufgaben zu bekommen und festzuhalten, welche Aufgaben besonders wichtig sind und als erstes bearbeitet werden müssen, eignet sich die ABCD-Methode oder auch Eisenhower-Matrix.

Zuerst sammelst du alle deine anstehenden Aufgaben. Anschließend sortierst du deine Aufgaben in eine 4-Felder Tabelle, so wie oben aufgezeigt.

Dringend heißt, dass etwas nach deiner Aufmerksamkeit verlangt und etwas kommt von außen z.B. ein klingelndes Handy. Wichtig heißt, dass etwas zu deinen Zielen beiträgt und es kommt von innen z.B. Weiterbildungen.

Aufgaben die wichtig und dringend sind, solltest du zuerst bearbeiten. Bei dringenden aber nicht so wichtigen Aufgaben kannst du überlegen, ob jemand anderes die Aufgaben eventuell auch für dich übernehmen kann. Bei wichtigen aber nicht so dringenden Aufgaben hast du noch etwas Zeit, terminiere diese Aufgaben und bearbeite diese, wenn du die wichtigen und dringenden Aufgaben erledigt hast. Aufgaben, die im Feld nicht dringend und nicht wichtig sind, ordnest du der geringsten Priorität zu und sind sozusagen ein „nice to have“.

Als weitere Methode für die Prioritätensetzung eignet sich die ABC-Analyse. Das A steht dabei für die wichtigsten Aufgaben, B für durchschnittlich wichtige Aufgaben und C für weniger wichtige/ unwichtige Aufgaben. A-Aufgaben sollen zuerst bearbeitet werden, da sie den größten Anteil am Erfolg erzielen. Danach werden die B-Aufgaben erledigt. Die C-Aufgaben sollen möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen.

Die Methoden eignen sich gut, um hinter den gesammelten Aufgaben die jeweiligen Buchstaben zu schreiben, damit du anschließend deinen Tag planen kannst.

Ablenkungen vermeiden

Ablenkungen führen zu einem gedanklichen „Ping Pong“. Wir wechseln zwischen den Aufgaben schnell hin und her, aber befassen uns nicht intensiv mit einer Thematik. Durch das häufige Unterbrechen unserer Aufgaben, kommt es zu mehr Fehlern und unsere Produktivität sinkt. Daher sollten wir Ablenkungen möglichst vermeiden.

Folgende Tipps können dir helfen, die Ablenkungen zu reduzieren:

• Bei Ablenkungen durch andere Personen, solltest du deine Tür schließen und deutlich machen, dass du nicht gestört werden willst.
• Lege einen Zeitraum fest, in dem du deine E-Mails sichtest und beantwortest.
• Schalte deine Benachrichtigungen aus (auf all deinen elektronischen Geräten!).
• Stelle dein Smartphone auf stumm.
• Verbanne dein Smartphone vom Schreibtisch.

-        Bei „Innerer Ablenkung“, wenn deine Gedanken anfangen zu kreisen, dann notiere dir die Dinge auf einer „Später“-Liste. Damit sind die Gedanken raus auf dem Kopf und du kannst dich wieder auf deine Aufgabe konzentrieren.

Die Stop and Go Methode hilft dir trotz Unterbrechung am Abend wieder in einen produktiven Arbeitsrhythmus am nächsten Morgen zu finden.

Stopp! Wenn du abends deine Aufgaben beendest, überlege dir folgendes:

• Wo höre ich gerade auf?
• Womit fange ich morgen an?

And Go! Am nächsten Morgen startest du mit folgendem:

• Schau zurück: Wo knüpfst du an?
• SMARTE-Zielsetzung für den Tag
• Zeitplanung (ABCD, Pomodoro, ...)

Wenn du trotzdem mal unterbrochen wirst, dann ändere deine Position, ändere deinen Arbeitsplatz oder das Medium mit dem du arbeitest. Mache eine bewusste kurze Pause, in der du dir Zeit für die Ablenkung nimmst und setze dich danach wieder konzentriert an deine Arbeit.

Um deine Energie zu schützen, solltest du regelmäßig Pausen machen. Diese sollten am besten bereits dann einsetzen, bevor du dich ausgelaugt fühlst und das Bedürfnis nach einer Pause hast. Denn präventive Pausen lassen deinen Energiespiegel gar nicht erst so weit absinken, dass du dich erschöpft fühlst. Was interessant ist, wenn wir Pausen machen, arbeitet unser Gehirn oft unterbewusst weiter an den Aufgaben, ganz besonders bei Herausforderung, bei der Problemlösung, wenn wir Ideen entwickeln wollen und gerade dann, wenn wir das Gefühl haben, wir kommen nicht weiter, wir kommen nicht auf eine Lösung, wir starren jetzt schon eine halbe Stunde auf den Computer. Dann kann das, was uns dann weiter bringt, die Pause sein, weil wir unserem Gehirn in der Pause auch die Zeit geben unsere Gedanken weiter zu verarbeiten. Wenn man sich nach einer Pause wieder zurück an die Aufgabe setzt, dann kommt häufig die Idee oder der Gedanke ganz von allein.

Daher achte auf folgendes:

• Plane deine Pausen fest in deinen Tag mit ein – spätestens nach 90 Minuten.
• Niemals das Mittagessen vorm Computer essen.
• Vorbeugend Pausen machen, denn wenn wir das Gefühl haben eine Pause zu brauchen, ist es eigentlich schon zu spät.
• Raus an die frische Luft - Natur entspannt dich, deine Energie wird wieder aufgeladen und du schläfst besser!
• Entferne deine Augen vom Bildschirm.
• Bewege dich oder strecke dich zumindest.
• Lass deine Gedanken einfach baumeln oder meditiere.
• Nimm in deinen Pausen keine neuen Informationen auf (z.B. durch Instagram, YouTube etc.).
• Trinke ausreichend (ca. 2 Liter am Tag, ungesüßte Getränke).
• Mache einen 15-minütigen Powernap.
• Lerne dich selbstkennen: Wann kannst du was am besten bearbeiten? Wann bist du besonders konzentriert? Wann kannst du gut recherchieren, lesen, schreiben oder kreativ sein? Was raubt dir Energie/Kraft und was gibt dir diese?

Tagesgestaltung:

Die meisten Menschen haben morgens gute Laune, einen hohen Fokus und viel Energie. Daher lassen sich analytische Aufgaben morgens gut bearbeiten.

Mittags und nachmittags haben wir eher schlechte Laune, wenig Fokus und Energie. Deshalb sollten wir einfache Aufgaben erledigen, Fleißarbeiten nachgehen und uns bewegen (z.B. in der Pause).

Am späten Nachmittag und Abend haben wir tendenziell eine mittelgute Laune, nicht viel Fokus aber dafür hohe Kreativität, wodurch wir zu dieser Zeit kreative Aufgaben angehen sollten.

Statt auf die Motivation zu warten, um anzufangen, sollten wir direkt anfangen, um motiviert zu werden. Weit verbreitet ist der Mythos der Motivation. Wir warten darauf, dass wir motiviert sind, um uns an unsere Aufgaben zu setzen, doch das ist der falsche Ansatz! Unsere Motivation kommt nicht von allein, sondern wir müssen etwas dafür tun. Wenn wir erst einmal mit einer Aufgabe angefangen haben, dann kommt die Motivation und hilft uns dabei, an der Aufgabe dranzubleiben.

Also denke an folgendes, wenn du dich „unmotiviert“ fühlst:

• Motivation kommt nie (oder zumindest selten) einfach so von allein.
• Motivation kommt, wenn wir Dinge anfangen und erledigen.
• Denn wir verbuchen die ersten (auch sehr kleinen) Schritte oft als Erfolg. Erfolg motiviert.

Was uns außerdem motiviert:

• Unsere Ziele
• Lernraumwechsel
• Visualisieren von Aufgaben (Darstellungen in unbearbeitet, angefangen und fertig)

Wir kennen es alle, dass wir unsere Aufgaben gerne vor uns herschieben und dann im Nachhinein unter großem Zeitdruck stehen, um unsere Aufgaben pünktlich fertig zu haben. Für ein effektives Zeitmanagement ist es daher wichtig, diese Aufschieberitis zu überwinden.

Stelle dir zuerst die Frage, wie viel Zeit du mit Prokrastination verbringst. Anschließend überlege dir, wie du dir das „TUN“ erleichtern und das „AUFHÖREN“ erschweren kannst.

Häufig hilft es, die wichtigste oder unangenehmste Aufgabe zuerst am Tag zu erledigen, dann kommt man häufig von selbst zum Arbeiten:

• „The One Thing“: (Garry Keller) Was ist die eine Sache, die du heute tun kannst, um deinen Zielen näher zu kommen? Das tust du als erstes am Morgen.
• „Eat that Frog“: (Brian Tracy) „Iss“ direkt morgens den Frosch. Der Frosch ist deine wichtigste Aufgabe für den Tag. Die, die du am wahrscheinlichsten nach hinten schiebst, wenn du dich nicht direkt darum kümmerst.
• 10 Minuten Regel: Stehst du wieder vor einer unangenehmen Aufgabe? Dann nimm sie in den Angriff und zwar nur für 10 Minuten. Danach kannst du direkt aufhören.
• 5 Sekunden Regel von Mel Robbins: Diese Regel ist eine Technik, die den Impuls vom Denken ins Handeln zu kommen verstärkt, indem du durch runterzählen von 5 Sekunden mit der Aufgabe beginnst. Okay, dann los: 5..4..3..2..1.. GO!
• Wenn der Frosch doch gar nicht zu essen geht, dann beginne mit der einfachsten Aufgabe. So schaffst du Erfolgserlebnisse, wodurch die Motivation entsteht, weitere Aufgaben zu bearbeiten.
• Nimm dir dein Ziel vor Augen – jetzt weißt du wieder, wofür du die Aufgabe machst.

App Store: Todoist

Play Store: Todoist

App Store: Trello

Play Store: Trello

Hier gibt es weitere Informationen zum kostenfreien Microsoft Office Paket. Alternativ kann sich hier direkt ein kostenfreier Account für Microsoft Office inklusive MS Teams angelegt werden.