Reise vorbereiten und durchführen

Nach der Genehmigung Ihrer Dienstreise können Sie die erforderlichen Buchungen vornehmen. Achten Sie dabei auf eine wirtschaftliche Auswahl und prüfen Sie vorab, welche Kosten übernommen werden können und ob zusätzliche Nachweise oder Begründungen erforderlich sind.

Kostenübernahme/Hotelbuchung

Erklärung zu erhöhten Übernachtungskosten

Hotelliste

Antrag Reisekostenvorschuss

Verkehrsmittel und Unterkunft auswählen

Bahn

Grundsätzlich wirtschaftliche Verbindung und die erstattungsfähige Wagenklasse wählen.
Private BahnCard: Erstattung nur unter den geltenden Voraussetzungen, Antrag und Nachweis der Wirtschaftlichkeit erforderlich.
Deutschlandticket: Erstattung nur bei vollständiger Amortisation, andernfalls sind Einzelfahrkarten zu erwerben.
Bei Abweichungen von der genehmigten Verbindung oder Klasse Begründung dokumentieren.

Hotel

Unterkunft im vorgegebenen Kostenrahmen auswählen.
Sind nur teurere Unterkünfte verfügbar, vor Buchung die erforderliche Begründung bzw. Erklärung vorbereiten.
Bei Drittmittelprojekten prüfen, ob der Geldgeber eigene Vorgaben oder das BRKG vorgibt.

Privater PKW

Nutzung und Art der Wegstreckenentschädigung im Antrag angeben.
Besonderes dienstliches Interesse und haftungsrechtliche Auswirkungen vorab klären.
Nicht allein die persönliche Präferenz, sondern Wirtschaftlichkeit und dienstliche Erfordernisse sind maßgeblich.

Mietwagen

Triftige Gründe und Genehmigung vor Anmietung klären.
Bestellung möglichst über die zuständige interne Stelle.
Erstattungsfähige Fahrzeugklasse beachten.

Flugreise

Nur bei dienstlicher Notwendigkeit und unter Beachtung von Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit.
Erstattungsfähige Buchungsklasse sowie Genehmigung vor Buchung prüfen.
Bei Auslandsreisen zusätzliche Hinweise beachten.

Kostenvorschuss

Für eine schriftlich angeordnete und genehmigte, unmittelbar bevorstehende Dienstreise kann ein Reisekostenvorschuss beantragt werden.

Ein Vorschuss kommt in Betracht, wenn die voraussichtlichen Aufwendungen mehr als 200 Euro betragen. Er kann bis zu 80 Prozent der erwarteten Reisekosten umfassen.

Richten Sie den Antrag an den Servicebereich Finanzen. Geben Sie darin an:

die genehmigte Dienstreise,
die voraussichtlichen Reisekosten,
die Kostenstelle,
die Bestätigung, dass für die Dienstreise ausreichende Mittel zur Verfügung stehen.

Der Vorschuss ist nach Beendigung der Dienstreise unverzüglich mit der Reisekostenabrechnung abzurechnen. Wird die Dienstreise nicht angetreten, ist der ausgezahlte Betrag unverzüglich zurückzuzahlen.

Wird der Vorschuss nicht innerhalb von sechs Monaten abgerechnet, ist der ausgezahlte Betrag ebenfalls zurückzuzahlen.

Während der Reise

Erkrankung

Dienststelle informieren, notwendige Nachweise sichern und entstandene Kosten dokumentieren.

Zugverspätungen oder Zugausfälle

Bei Zugverspätungen oder Zugausfällen zunächst die Fahrgastrechte gegenüber der Deutschen Bahn geltend machen.
Zusätzliche Kosten und die Bemühungen um eine Erstattung dokumentieren.
Nicht oder nur teilweise durch die Deutsche Bahn erstattete Kosten mit Nachweisen in der Reisekostenabrechnung erläutern.

Belege

Rechnungen, Tickets, Zahlungsnachweise und Stornounterlagen vollständig aufbewahren.

Arbeitszeit und Zeiterfassung

Dienstreisen nachträglich in die elektronische Zeiterfassung eintragen.
Als Arbeitszeit gelten das Dienstgeschäft sowie die Hin- und Rückfahrt.
Ruhezeiten, Pausen, Verpflegungszeiten und private Aktivitäten sind keine Arbeitszeit.
Bei einer kürzeren Dienstreise kann die tägliche Sollarbeitszeit berücksichtigt werden, wenn eine Rückkehr an den Arbeitsplatz nicht zumutbar ist.
Pro Reisetag können höchstens zwölf Stunden angerechnet werden.
Beschäftigte mit Vertrauensarbeitszeit berücksichtigen die Zeiten eigenverantwortlich.

FAQs Verkehrsmittel und Unterkunft

Darf ich den privaten Pkw nutzen?

Darf ich den privaten PKW nutzen?

Geben Sie die Nutzung des privaten Pkw bereits im Dienstreiseantrag an und begründen Sie diese. Öffentliche Verkehrsmittel und vorhandene Dienstfahrzeuge sind grundsätzlich vorzuziehen. Über das Verkehrsmittel entscheidet die genehmigende Stelle.

Bei genehmigter Nutzung des privaten Pkw wird die kleine Wegstreckenentschädigung von 0,20 Euro je Kilometer, höchstens jedoch 130 Euro, gewährt. Bei der Abrechnung sind Start- und Zielort sowie die gefahrenen Kilometer anzugeben, größere Abweichungen von der kürzesten Strecke sind schriftlich zu begründen.

Bei der Nutzung des privaten Pkw besteht kein Anspruch auf Sachschadenshaftung durch die Hochschule. Die große Wegstreckenentschädigung wird nicht gewährt.

Wann ist ein Mietwagen möglich?

Klären Sie die Nutzung eines Mietwagens vor der Buchung. Ein Mietwagen kommt grundsätzlich nur in Betracht, wenn regelmäßig verkehrende öffentliche Verkehrsmittel nicht genutzt werden können und kein Dienstfahrzeug der Hochschule zur Verfügung steht.

Mietwagen werden in der Regel durch das Facility Management bestellt. Vorrangig sind Elektrofahrzeuge und Kleinwagen, höchstens Fahrzeuge der unteren Mittelklasse, zu nutzen. Abweichungen müssen vor der Anmietung nachgewiesen, begründet und genehmigt werden.

Wann darf ich ein Taxi nutzen?

Nutzen Sie ein Taxi nur, wenn ein triftiger Grund vorliegt. Taxikosten können nur erstattet werden, wenn:

im Einzelfall dringende dienstliche Gründe bestehen,
zwingende persönliche Gründe, zum Beispiel gesundheitliche Einschränkungen, die Taxinutzung erforderlich machen,
regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht rechtzeitig verkehren, etwa bei einem Ausfall oder Streik,
eine Fahrt zwischen 22 und 6 Uhr die Taxinutzung für den Zu- oder Abgang oder am Geschäftsort erforderlich macht,
schweres oder sperriges Dienstgepäck mitgeführt werden muss und die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel deshalb nicht zumutbar ist.

Ortsunkenntnis und widrige Witterungsverhältnisse sind allein keine triftigen Gründe.

Begründen Sie die Taxinutzung in der Reisekostenabrechnung und reichen Sie die Taxiquittung ein. Aus der Quittung oder einer ergänzenden Angabe sollten Datum, Uhrzeit, Start- und Zielort sowie der Fahrpreis hervorgehen. Bei einer planbaren Taxinutzung sollte die Anerkennung des triftigen Grundes möglichst bereits vor Reiseantritt geklärt werden. Ohne anerkannten triftigen Grund ist eine vollständige Erstattung der Taxikosten nicht gewährleistet.

Welche Bahn- oder Flugklasse wird erstattet?

Bei Bahn- und Busreisen werden grundsätzlich Fahrkarten der 2. Klasse sowie eine Sitzplatzreservierung erstattet. Ist die 1. Klasse ausgebucht oder wird sie aus persönlichen Gründen gewählt, ist dies allein kein Erstattungsgrund. Ein Ticket der 1. Klasse wird höchstens bis zum Normalpreis der 2. Klasse erstattet – es sei denn, das Ticket der 1. Klasse war nachweislich das günstigste Angebot. In diesem Fall sind das gebuchte Ticket und der Vergleichspreis der 2. Klasse einzureichen.

Bei genehmigten Flugreisen wird die günstigste Beförderungsklasse erstattet. Eine nächsthöhere Klasse, beispielsweise Premium Economy, kann nur bei einer nachgewiesenen gesundheitlichen Beeinträchtigung und vorheriger Genehmigung berücksichtigt werden. Innerdeutsche Flugreisen sind nach der Dienstreiserichtlinie grundsätzlich ausgeschlossen.

Was gilt bei höheren Hotelkosten?

Suchen Sie zunächst eine wirtschaftliche Unterkunft. Bei Inlandsdienstreisen werden nachgewiesene notwendige Übernachtungskosten bis zu 80 Euro je Nacht ohne zusätzliche Begründung erstattet.

Sind nur teurere Unterkünfte verfügbar oder ist beispielsweise die Unterbringung im Tagungshotel erforderlich, reichen Sie eine Begründung und einen Nachweis ein. Verwenden Sie hierfür die Erklärung zu höheren Übernachtungskosten.

Für die Abrechnung wird eine ordnungsgemäße Hotelrechnung benötigt. Eine Buchungsbestätigung allein reicht nicht aus. Übernachtungs- und Frühstückskosten müssen auf der Rechnung getrennt ausgewiesen sein. Bei Drittmittelreisen sind zusätzlich die Vorgaben des jeweiligen Fördermittelgebers zu beachten.

Was muss ich bei Zugverspätungen oder Zugausfällen beachten?

FAQs Arbeitszeit und Zeiterfassung

Wie erfasse ich eine Dienstreise in der elektronischen Zeiterfassung?

Tragen Sie die Dienstreise nachträglich in die elektronische Zeiterfassung ein. Erfassen Sie dabei die als Arbeitszeit anzurechnenden Reise- und Tätigkeitszeiten entsprechend den Regelungen der Dienstvereinbarung zur Arbeitszeit.

Die Eintragung in der Zeiterfassung erfolgt unabhängig von der Reisekostenabrechnung. Auch wenn keine Reisekosten geltend gemacht werden, ist die Arbeitszeit der Dienstreise zu erfassen.

Welche Zeiten einer Dienstreise gelten als Arbeitszeit?

Als Arbeitszeit gelten die Zeit des Dienstgeschäfts am Reiseziel sowie die erforderliche Hin- und Rückfahrt. Das gilt unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel.

Zeiten ohne dienstliche Tätigkeit gelten nicht als Arbeitszeit. Hierzu zählen insbesondere:

Ruhe- und Pausenzeiten,
Zeiten für Mahlzeiten,
private Freizeitaktivitäten,
private Aufenthalte vor oder nach dem Dienstgeschäft.

Wie viele Stunden können bei einer Dienstreise höchstens berücksichtigt werden?

Bei einer Dienstreise können höchstens zwölf Stunden pro Reisetag als Arbeitszeit berücksichtigt werden.

Dauert eine Reise länger, sind die gesetzlichen Ruhezeiten einzuhalten. Die Reise ist gegebenenfalls zu unterbrechen und am folgenden Tag fortzusetzen.

Was gilt für Beschäftigte mit Vertrauensarbeitszeit?

Beschäftigte mit Vertrauensarbeitszeit berücksichtigen die während der Dienstreise angefallene Arbeitszeit eigenverantwortlich.

Auch hierbei gelten die Regelungen der Dienstvereinbarung zur Arbeitszeit, insbesondere zur Anrechnung von Reisezeiten, Pausen und Ruhezeiten.

BITTE BEACHTEN SIE:

Ohne vorherige Genehmigung keine kostenpflichtige Buchung.
Ändert sich der Kalendertag oder der genehmigte Reisezeitraum, ist regelmäßig ein neuer Antrag erforderlich.
Bei einer Fortbildung gilt ein gesondertes Verfahren.
Bei Auslands- oder Drittmittelreisen frühzeitig die Sonderregelungen prüfen.